Mida teada
- Esm alt korraldage andmed üheks Exceli lehele.
- Järgmisena valige Wordis Meilid > Alusta kirjakoostet > valige tüüp. Meilid > Valige saajad > Kasuta olemasolevat loendit > Avage leht.
- Lõpuks ühendage Wordis väljad, minnes Mailings > Sisesta liitmisväli. Valige väli ja vajutage Insert.
See artikkel selgitab, kuidas kasutada Microsoft Wordi ja Exceli kirjakoostefunktsiooni, et kombineerida Wordi dokumendi teksti andmeallika dokumendiga, näiteks arvutustabeliga. Selles artiklis olevad juhised kehtivad Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 ja Word 2010 jaoks.
Andmete koostamine kirjakooste jaoks
Wordi kirjakoostefunktsioon töötab Exceli andmetega sujuv alt. Kuigi saate Wordis andmeallika luua, on nende andmete kasutamise võimalused piiratud. Kui teil on meililisti andmed arvutustabelis, ei ole vaja teavet uuesti Wordi andmeallikasse sisestada.
Saate kasutada Wordi kirjakoostefunktsioonis mis tahes Exceli töölehte ilma erilise ettevalmistuseta. Kirjaliitmisprotsessis esinevate vigade vältimiseks on siiski hea mõte korraldada andmed arvutustabelis.
Veenduge, et kõik arvutustabelis tehtavad muudatused on enne kirjakooste tegemist lõpetatud. Kui liitmine on alanud, võib muudatuste tegemine kirjaliitmisel põhjustada vigu.
Korraldage arvutustabeli andmed
Korraldage oma Exceli meililisti andmed ridadesse ja veergudesse. Mõelge igale reale kui ühele kirjele ja igale veerule kui väljale, mille kavatsete oma dokumenti sisestada.
- Kõik andmed ühele lehele: meililisti andmed, mida kavatsete kirjakooste tegemiseks kasutada, peavad olema ühel lehel. Kui see on jaotatud mitmele lehele, ühendage lehed või tehke mitu kirjaliitmist. Samuti veenduge, et lehtedel oleks selged nimed, kuna peate valima selle, mida kavatsete kasutada, ilma et saaksite seda vaadata.
- Loo päiserida: looge päiserida lehe jaoks, mida kavatsete kasutada kirjakooste jaoks. Päise rida on rida, mis sisaldab silte, mis tuvastavad selle all olevates lahtrites olevaid andmeid. Selleks, et Excelil oleks andmete ja siltide eristamist lihtne teha, kasutage päisereale ainulaadseid paksus kirjas teksti, lahtrite ääriseid ja lahtrivarjutust. Samuti veenduge, et valitud päised vastaksid liitmisväljade nimedele, mis vähendab ka vigade esinemise tõenäosust.
- Vorminda arvandmed õigesti: Veenduge, et sellised asjad nagu tänavanumbrid ja sihtnumbrid oleksid õigesti vormindatud nii, nagu need peaksid ilmuma, kui kirjakooste on lõppenud. Numbrite vale vormindamine võib liitmisel põhjustada vigu.
Kuidas määrata kirjakooste saajate loendit
Soovitage ettevalmistatud Exceli tööleht, mis sisaldab teie meililisti, Wordi dokumendiga järgmiselt:
-
Avage Wordis dokument, mida kasutate oma kirjakoostemallina. See võib olla uus dokument või olemasolev dokument. Valige Mailings > Alusta kirjakoostet.
Image -
Valige, millist liitmist soovite käivitada. Teie valikud on
- Tähed
- E-kirjad
- Ümbrikud
- Tähed
- Kataloog
Kui soovite, saate oma kirjakooste loomiseks kasutada ka kirjakoosteviisardit. Selle näite puhul vaatame läbi kirjakooste käsitsi loomise sammud.
-
Seejärel minge vahekaardile Meilid ja valige Vali saajad > Kasuta olemasolevat loendit.
Image - Navigeerige ja valige kirjakooste jaoks ettevalmistatud Exceli fail, seejärel valige Ava.
-
Kui Word küsib, valige Sheet1$ > OK.
Kui teie Excelis on veerupäised, märkige ruut Esimene andmerida sisaldab veerupäiseid.
Loo või redigeeri kirjakoostedokument
Kui teie Exceli arvutustabel on ühendatud Wordis loodava kirjakoostedokumendiga, on aeg oma Wordi dokumenti redigeerida.
Te ei saa praegu Excelis oma andmeallikas muudatusi teha. Andmetes muudatuste tegemiseks sulgege dokument Wordis enne andmeallika avamist Excelis.
Sisesta oma dokumenti liitmisväljad
Valige Wordis Mailings > Insert Merge Field teabe tõmbamiseks tabelist dokumenti. Valige väli, mille soovite lisada (eesnimi, perekonnanimi, linn, osariik või muu), seejärel valige Insert.
Vaadake kirjakoostedokumente
Word ei kanna vormingut andmeallikast üle dokumenti liitmisväljade sisestamisel. Kui soovite rakendada vormindamist, näiteks kaldkirja, rasvast kirja või allajoonimist, tehke seda Wordis.
Väljadega dokumendi vaatamisel valige välja mõlemal küljel topeltnooled, kuhu soovite vormingut rakendada. Dokumendis ühendatud andmete vaatamisel tõstke esile tekst, mida soovite muuta.
Kõik vormingumuudatused kantakse kõikidesse liidetud dokumentidesse, mitte ainult liidetud dokumenti, milles te seda muutsite.
Liidetud dokumentide eelvaade
Liidetud dokumentide eelvaate vaatamiseks avage Mailings > Eelvaate tulemused. See nupp töötab nagu lülituslüliti, nii et kui soovite naasta ainult väljade, mitte nendes sisalduvate andmete vaatamisse, vajutage seda uuesti.
Liige liidetud dokumentides vahekaardi Postitused nuppude abil. Need on vasakult paremale: Esimene salvestus, Eelmine salvestus, Go To Record,Järgmine salvestus ja Viimane salvestus.
Enne dokumentide ühendamist vaadake nende kõigi või võimalikult paljude eelvaadet, et kontrollida, kas kõik on õigesti liidetud. Pöörake liidetud andmete ümber erilist tähelepanu kirjavahemärkidele ja tühikutele.
Lõpetage kirjakoostedokument
Kui olete valmis dokumente liitma, on teil kaks valikut:
- Prindi dokumendid: ühendage dokumendid printeriga. Kui valite selle suvandi, saadetakse dokumendid ilma muudatusteta printerisse. Selleks valige Mailings> Lõpeta ja ühenda > Prindi dokumendid.
- Muuda üksikuid dokumente: kui teil on vaja mõnda või kõiki dokumente isikupärastada (alternatiiv on lisada isikupärastatud märkmete andmeallikasse märkmeväli) või teha muid muutke enne printimist iga dokumenti eraldi. Selleks valige Mailings > Lõpeta ja ühenda > Redigeeri üksikuid dokumente
Ükskõik millise meetodi valite, kuvatakse teile dialoogiboks, kus saate käskida Wordil ühendada kõik kirjed, praegune kirje või kirjete vahemik. Valige kirjed, mida soovite printida, ja seejärel OK.
Kui soovite vahemikku liita, sisestage nende kirjete algus- ja lõppnumber, mida soovite liitmisse kaasata, seejärel valige OK.
