Microsoft Exceli põhiõpetus algajatele

2024 Autor: Abigail Brown | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 06:45

Excel on elektrooniline tabelarvutusprogramm, mida kasutatakse andmete salvestamiseks, korraldamiseks ja töötlemiseks. Andmed salvestatakse üksikutesse lahtritesse, mis on tavaliselt korraldatud töölehe veergude ja ridadena; seda veergude ja ridade kogumit nimetatakse tabeliks.

Arvutustabeliprogrammid saavad andmete põhjal arvutusi teha ka valemite abil. Töölehel oleva teabe leidmise ja lugemise hõlbustamiseks on Excelil mitmeid vormindamisfunktsioone, mida saab rakendada üksikutele lahtritele, ridadele, veergudele ja tervetele andmetabelitele.

Kuna Exceli viimaste versioonide iga tööleht sisaldab miljardeid lahtreid töölehe kohta, on igal lahtril aadress, mida nimetatakse lahtriviiteks, et sellele saaks viidata valemites, diagrammides ja programmi muudes funktsioonides.

Selles õpetuses sisalduvad teemad on järgmised:

• Andmete sisestamine tabelisse
• Üksikute töölehe veergude laiendamine
• Praeguse kuupäeva ja nimega vahemiku lisamine töölehel
• Mahaarvamisvalemi lisamine
• Netopalga valemi lisamine
• Valemite kopeerimine täitepidemega
• Andmetele numbrivormingu lisamine
• Lahtri vormingu lisamine

Andmete sisestamine töölehele

Andmete sisestamine töölehe lahtritesse on alati kolmeetapiline protsess; need sammud on järgmised:

1. Klõpsake lahtril, kuhu soovite andmed paigutada.
2. Sisestage andmed lahtrisse.
3. Vajutage klaviatuuril klahvi Enter või klõpsake hiirega mõnda muud lahtrit.

Nagu mainitud, identifitseeritakse töölehe iga lahter aadressi või lahtriviite järgi, mis koosneb veeru tähest ja lahtri asukohas lõikuva rea numbrist. Lahtriviite kirjutamisel kirjutatakse alati esimesena veeru täht, millele järgneb rea number – näiteks A5, C3 või D9

Selle õpetuse andmete sisestamisel on oluline sisestada andmed õigetesse töölehe lahtritesse. Järgmistes etappides sisestatud valemid kasutavad praegu sisestatud andmete lahtriviiteid.

Selle õpetuse järgimiseks kasutage ülaloleval pildil olevate andmete lahtriviiteid, et sisestada kõik andmed tühjale Exceli töölehel.

Veergude laiendamine Excelis

Vaikimisi võimaldab lahtri laius kuvada ainult kaheksa tähemärki mis tahes andmesisestusest, enne kui need andmed kanduvad üle järgmisse parempoolsesse lahtrisse. Kui parempoolsed lahtrid on tühjad, kuvatakse sisestatud andmed töölehel, nagu on näha töölehe pealkirjaga Töötajate mahaarvamise arvutused, mis on sisestatud lahtrisse lahtrisse A1

Kui aga paremal olev lahter sisaldab andmeid, kärbitakse esimese lahtri sisu esimese kaheksa märgini. Mitmed eelmises etapis sisestatud andmelahtrid, näiteks silt Mahaarvamismäär: sisestati lahtrisse lahtrisse B3 ja Thompson A. lahtrisse lahtrisse A8 sisestatud lahtrid kärbitakse, kuna paremal asuvad lahtrid sisaldavad andmeid.

Selle probleemi lahendamiseks, et andmed oleksid täielikult nähtavad, tuleb neid andmeid sisaldavaid veerge laiendada. Nagu kõigi Microsofti programmide puhul, on veergude laiendamiseks mitu võimalust. Alltoodud sammud hõlmavad veergude laiendamist hiirega.

Individuaalsete töölehe veergude laiendamine

1. Asetage hiirekursor veeru päises veergude A ja B vahelisele reale.
2. Osuti muutub kahepoolseks nooleks.
3. Klõpsake ja hoidke all hiire vasakut nuppu ja lohistage kahepealine nool paremale, et laiendada veeru A kuni kogu kirjeni Thompson A. on nähtav.
4. Laiendage teisi veerge, et kuvada andmed vastav alt vajadusele.

Veerulaiused ja töölehtede pealkirjad

Kuna töölehe pealkiri on võrreldes teiste siltidega veeru A nii pikk, kui seda veergu laiendati, et kuvada kogu pealkiri lahtris A1, ei näeks tööleht mitte ainult veider välja, vaid see raskendaks töölehe kasutamist, kuna vasakpoolsete siltide ja teiste andmeveergude vahel on lünki.

Kuna 1.reas pole muid kirjeid, ei ole vale jätta pealkiri niisama – kandes üle parempoolsetesse lahtritesse. Teise võimalusena on Excelil funktsioon, mida nimetatakse ühendamiseks ja keskele, mida kasutatakse hilisemas etapis pealkirja kiireks tsentreerimiseks andmetabeli kohale.

Kuupäeva ja nimega vahemiku lisamine

Arvutustabelile kuupäeva lisamine on tavaline – üsna sageli selleks, et näidata, millal lehte viimati värskendati. Excelis on mitmeid kuupäevafunktsioone, mis muudavad kuupäeva töölehele sisestamise lihtsaks. Funktsioonid on lihts alt Exceli sisseehitatud valemid, mis hõlbustavad tavapäraste toimingute sooritamist – näiteks kuupäeva lisamist töölehel.

Funktsiooni TODAY on lihtne kasutada, kuna sellel ei ole argumente – need on andmed, mis tuleb funktsiooni toimimiseks esitada. Funktsioon TODAY on samuti üks Exceli muutlikest funktsioonidest, mis tähendab, et see värskendab ennast iga kord, kui ümberarvutamine toimub – tavaliselt siis, kui tööleht avatakse.

Kuupäeva lisamine funktsiooniga TODAY

Järgmised sammud lisavad funktsiooni TODAY töölehe lahtrisse C2.

1. Klõpsake lahter C2, et muuta see aktiivseks lahtriks.
2. Klõpsake lindi vahekaardil Valemid.
3. Kuupäevafunktsioonide loendi avamiseks klõpsake Kuupäev ja kellaaeg lindil.
4. Klõpsake funktsioonil Today, et kuvada Formula Builder.
5. Klõpsake kastis Valmis, et sisestada funktsioon ja naasta töölehel.
6. Praegune kuupäev tuleks lisada lahtrisse C2.

Kuupäeva asemelsümbolite nägemine

Kui pärast funktsiooni TODAY lisamist sellele lahtrile ilmub lahtris lahtris C2 kuupäeva asemel rida hashtag-sümboleid, on see kuna lahter ei ole vormindatud andmete kuvamiseks piisav alt lai.

Nagu varem mainitud, kanduvad vormindamata numbrid või tekstiandmed paremale tühjadesse lahtritesse, kui need on lahtri jaoks liiga laiad. Teatud numbritüübina vormindatud andmed (nt valuuta, kuupäevad või kellaaeg) ei kandu üle järgmisse lahtrisse, kui need on laiemad kui lahter, kus need asuvad. Selle asemel kuvavad nad veateate.

Probleemi lahendamiseks laiendage veergu C, kasutades õpetuse eelmises etapis kirjeldatud meetodit.

Nimelise vahemiku lisamine

A nimega vahemik luuakse siis, kui ühele või mitmele lahtrile antakse nimi, et vahemikku oleks lihtsam tuvastada. Nimega vahemikke saab kasutada funktsioonides, valemites ja diagrammides lahtriviite asendajana. Lihtsaim viis nimega vahemike loomiseks on kasutada nimekasti, mis asub töölehe vasakus ülanurgas reanumbrite kohal.

Selles õpetuses antakse nimi rate lahtrile C6, et tuvastada töötajate palkade mahaarvamise määr. Nimetatud vahemikku kasutatakse deduktsioonivalemis, mis lisatakse lahtritesse C6 kuni C9 tööleht.

1. Valige töölehel lahter C6.
2. Sisestage rate Nimekasti ja vajutage klaviatuuril klahvi Enter
3. Cell C6 kannab nüüd nime rate.

Seda nime kasutatakse õpetuse järgmises etapis Mahaarvamiste valemite loomise lihtsustamiseks.

Töötajate mahaarvamiste valemi sisestamine

Exceli valemid võimaldavad teha arvutusi töölehel sisestatud arvuandmete põhjal. Exceli valemeid saab kasutada nii põhiliste arvude kokkusurumiseks, nagu liitmine või lahutamine, kui ka keerukamate arvutuste tegemiseks, nagu näiteks õpilase testitulemuste keskmise tulemuse leidmine ja hüpoteegimaksete arvutamine.

• Exceli valemid algavad alati võrdusmärgiga (=).
• Võrdlusmärk sisestatakse alati lahtrisse, kus soovite vastust kuvada.
• Valem lõpetatakse, vajutades klaviatuuril sisestusklahvi.

Lahtriviidete kasutamine valemites

Tavaline viis valemite loomiseks Excelis hõlmab valemiandmete sisestamist töölehe lahtritesse ja seejärel valemis olevate andmete lahtriviite kasutamist andmete enda asemel.

Selle lähenemisviisi peamiseks eeliseks on see, et kui hiljem on vaja andmeid muuta, tuleb valemit ümber kirjutada, vaid lahtrites olevad andmed asendada. Valemi tulemusi värskendatakse automaatselt, kui andmed muutuvad.

Nimeliste vahemike kasutamine valemites

Lahtriviidete alternatiiviks on kasutatud nimega vahemikud – näiteks eelmises etapis loodud nimega vahemik rate.

Valemis toimib nimega vahemik samamoodi nagu lahtri viide, kuid tavaliselt kasutatakse seda väärtuste puhul, mida kasutatakse mitu korda erinevates valemites – näiteks pensionide või tervisetoetuste mahaarvamismäär, maks määr või teaduslik konstant – samas kui lahtriviited on praktilisemad valemites, mis viitavad konkreetsetele andmetele ainult üks kord.

Töötajate mahaarvamiste valemi sisestamine

Esimene valem, mis loodi lahtris C6, korrutab töötaja B. Smithi brutopalga mahaarvamismääraga lahtris C3.

Valem lahtris C6 on järgmine:

=B6hind
Osutamise kasutamine valemi sisestamiseks
Kuigi ül altoodud valem on võimalik lihts alt lahtrisse C6 tippida ja õige vastus kuvatakse, on parem kasutada osutamist, et lisada valemitele lahtriviited, et minimeerida sisestamisel tekkivate vigade võimalust vale lahtriviide.
Osutamine hõlmab andmeid sisaldaval lahtril hiirekursoriga klõpsamist, et lisada valemisse lahtri viide või nimeline vahemik.

Klõpsake lahter C6, et muuta see aktiivseks lahtriks.
Valemi alustamiseks tippige võrdusmärk (=) lahtrisse C6.
Klõpsake hiirekursoriga lahtril lahter B6, et lisada see lahtriviide valemile pärast võrdusmärki.
Sisestage korrutussümbol () lahtrisse lahtrisse C6 pärast lahtri viidet.
Klõpsake hiirekursoriga lahtril lahter C3, et lisada valemisse nimega vahemik rate.
Valemi lõpetamiseks vajutage klaviatuuril klahvi Enter.
Vastus 2747.34 peaks olema lahtris C6.
Kuigi valemi vastus on näidatud lahtris C6, kuvatakse sellel lahtril klõpsates valem, =B6määr, töölehe kohal oleval valemiribal


Netopalga valemi sisestamine





See valem luuakse lahtris D6 ja see arvutab töötaja netopalga, lahutades brutopalgast esimeses valemis arvutatud mahaarvamise summa.. Valmis valem lahtris lahtris D6 on:
=B6 – C6

Klõpsake lahter D6, et muuta see aktiivseks lahtriks.
Sisestage võrdusmärk (=) lahtrisse D6.
Klõpsake hiirekursoriga lahtril lahter B6, et lisada see lahtriviide valemile pärast võrdusmärki.
Sisestage miinusmärk (-) lahtrisse D6 pärast lahtriviidet.
Klõpsake lahtril lahter C6 hiirekursoriga valemi lahtri viitele.
Valemi lõpetamiseks vajutage klaviatuuril klahvi Enter.
Vastus 43, 041.66 peaks olema lahtris D6.

Suhtelised lahtriviited ja valemite kopeerimine
Siiani on valemid Mahaarvamised ja Netopalk lisatud töölehel ainult ühte lahtrisse – C6 ja D6. Selle tulemusena on tööleht praegu täidetud ainult ühe töötaja kohta - B. Smith.
Selle asemel, et läbida aeganõudev ülesanne, milleks on teiste töötajate jaoks iga valemi uuesti loomine, lubab Excel teatud juhtudel valemeid teistesse lahtritesse kopeerida. Need asjaolud hõlmavad enamasti teatud tüüpi lahtriviite – tuntud kui suhteline lahtriviit – kasutamist valemites.
Eelmistes sammudes valemitesse sisestatud lahtriviited on olnud suhtelised lahtriviited ja need on Exceli lahtriviite vaiketüüp, et muuta valemite kopeerimine võimalikult lihtsaks.
Õpetuse järgmine samm kasutab Täitmiskäepidet, et kopeerida kaks valemit allolevatele ridadele, et täita kõigi töötajate andmetabel.

Valemite kopeerimine täitekäepidemega





täitesäepide on väike must täpp või ruut aktiivse lahtri paremas alanurgas. Täitekäepidemel on mitmeid kasutusviise, sealhulgas lahtri sisu kopeerimine külgnevatesse lahtritesse. lahtrite täitmine numbrite või tekstisiltidega ja valemite kopeerimine.
Õpetuse selles etapis kasutatakse täitepidet nii Mahaarvamise kui ka võrgu kopeerimiseks. Palga valemid lahtritest C6 ja D6 kuni lahtriteni C9 jaD9.
Valemite kopeerimine täitekäepidemega

Tõsta töölehel esile lahtrid B6 ja C6.
Viige hiirekursor lahtri D6 paremas alanurgas oleva musta ruudu kohale – kursor muutub plussmärgiks (+).
Klõpsake ja hoidke all hiire vasakut nuppu ning lohistage täitepideme alla lahter C9.
Vabastage hiirenupp – lahtrid C7 kuni C9 peaksid sisaldama lahtri Deduction tulemusivalem ja lahtrid D7 kuni D9 Netopalk valem.


Numbrivormingu rakendamine Excelis





Numbrite vormindamine viitab valuutasümbolite, kümnendkohtade, protsendimärkide ja muude sümbolite lisamisele, mis aitavad tuvastada lahtris olevate andmete tüüpi ja hõlbustavad nende lugemist.
Protsendisümboli lisamine

Valige selle esiletõstmiseks lahter C3.
Klõpsake lindi vahekaardil Avaleht.
Klõpsake valikul General, et avada rippmenüü Number Format.
Klõpsake menüüs suvandil Percentage, et muuta väärtuse vormingut lahtris C3 0,06-lt 6%.

Valuuta sümboli lisamine

Valige nende esiletõstmiseks lahtrid D6 kuni D9.
Klõpsa lindi vahekaardil Avaleht, et avada suvand General rippmenüüst Numbrivorming.
Klõpsake menüüs Currency, et muuta lahtris lahtrites D6 olevate väärtuste vormingut D9.valuutaks kahe kümnendkohaga.


Lahtri vormindamise rakendamine Excelis





Lahtri vormindamine viitab vormindamisvalikutele – näiteks tekstile või numbritele rasvase vormingu kasutamine, andmete joonduse muutmine, lahtrite ääriste lisamine või liitmis- ja keskfunktsiooni kasutamine andmete välimuse muutmiseks lahtris.
Selles õpetuses rakendatakse ülalmainitud lahtrivorminguid töölehe konkreetsetele lahtritele, nii et see ühtiks valmis töölehega.
Pakse vormingu lisamine

Valige selle esiletõstmiseks lahter A1.
Klõpsake ribbon vahekaardil Home.
Klõpsake vormindamisvalikul Bold, nagu on näidatud ülaloleval pildil, et muuta lahtris A1 olevad andmed paksuks.
Korrake ül altoodud toimingute jada, et muuta paksus kirjas olevad andmed lahtrites A5 kuni D5.

Andmete joonduse muutmine
See samm muudab mitme lahtri vaikimisi vasakpoolse joonduse keskele.

Valige selle esiletõstmiseks lahter C3.
Klõpsake lindi vahekaardil Avaleht.
Klõpsake joondusvalikul Center, nagu on näidatud ülaloleval pildil, et tsentreerida andmed lahtrisse C3.
Korrake ül altoodud toimingute jada, et joondada andmed keskele lahtrites A5 kuni D5.

Ühenda ja tsentreeri lahtrid
Valik Ühenda ja tsentreeri ühendab valitud arvu ühte lahtrisse ja tsentreerib andmesisestuse kõige vasakpoolsemas lahtris üle uue ühendatud lahtri. See samm liidab ja tsentreerib töölehe pealkirja – Töötajate mahaarvamise arvutused.

Valige nende esiletõstmiseks lahtrid A1 kuni D1.
Klõpsake lindi. vahekaardil Avaleht
Klõpsake valikul Ühenda ja keskel, nagu on näidatud ülaloleval pildil, et ühendada lahtrid A1 rakkudeks D1ja tsentreerige pealkiri nende lahtrite vahel.

Lahtritele alumiste ääriste lisamine
See samm lisab alumised äärised lahtritele, mis sisaldavad andmeid ridades 1, 5 ja 9

Valige selle esiletõstmiseks ühendatud lahter A1 kuni D1.
Klõpsake lindi vahekaardil Avaleht.
Ääriste rippmenüü avamiseks klõpsake valiku Border kõrval oleval allanoolel, nagu on näidatud ülaloleval pildil.
Klõpsake menüüs valikul Alumine ääris, et lisada liidetud lahtri alla ääris.
Korrake ül altoodud toimingute jada, et lisada lahtritele A5 D5 ja lahtritele A9 alumine ääris. kuni D9.