Microsoft Teams sisaldab mitmesuguseid tööriistu, mis suurendavad tootlikkust ja parandavad töötajate vahelist suhtlust tekstivestluse, hääl- ja videokõnede, failide jagamise funktsioonide, veebivahetuste kirjete ja jagatud kalendrite abil.
Microsoft Teamsi jagatud kalendrifunktsioon võimaldab grupiliikmetel luua koosolekuid otse Teamsi rakenduses, täpsustada üksikasju ja lisada teisi liikmeid, et neid sündmusest mitte ainult teavitataks, vaid see lisataks ka oma sünkroonitud Microsoft Teamsi ka kalender.
See artikkel kehtib lisaks veebiversioonile ka Microsoft Teamsi rakenduste kohta Windows 10, iOS ja Android seadmetes.
Kuidas Microsoft Teamsi kalendrid töötavad
Microsoft Teams on koostöötööriist, mis on loodud organisatsioonide või rühmade jaoks ja on seega üles ehitatud rühmale või meeskonnale keskendudes. Võimalik, et saate oma tavalise e-postiga Microsoft Teamsi gruppi sisse logida, kuid enamasti määratakse teile ettevõtte e-posti aadress, mida kasutate Teamsile ja muudele seotud Microsoft 365 rakendustele ja teenustele juurdepääsuks.
Microsoft Teamsi rakendusel on üks põhikalender, mis on määratud kogu teie rühmale või organisatsioonile. Grupi liikmed saavad sellesse kalendrisse lisada koosolekuid või sündmusi, mis teistele liikmetele automaatselt kalendris kuvatakse. Üksikisikuid saab lisada ka kalendrisündmustele või koosolekutele, kui nad peavad osalema.
Tehniliselt nimetatakse sisseehitatud (või vaike)kalendrit rühmakalendriks, samas kui Microsoft Teamsis jagatud välised kalendrid on jagatud kalendrid. Neid termineid aetakse aga sageli segamini ja nendevaheline erinevus on hägustunud.
Segaduse vältimiseks on hea mõte viidata Microsoft Teamsi kalendritele kordumatute nimedega, mitte kasutada jagatud või grupi tingimusi.
Kalendreid saab jagada ka Microsoft Teamsis Outlookist või muudest ajastamisteenustest, nagu Google Calendar.
Kuidas luua Microsoft Teamsi jagatud kalendrisündmust
Siin on protsess sündmuse loomiseks, mida Microsoft Teamsis nimetatakse koosolekuks ja mida saab jagada teiste rühmaliikmetega ja lisada automaatselt rühma kalendrisse.
See näide kasutab Windows 10 Microsoft Teamsi rakendust, kuid need juhised ja kasutatavad menüüd on kõigis teistes versioonides identsed.
- Avage Microsoft Teamsi rakendus.
-
Valige Kalender.
Image -
Klõpsake Uus koosolek.
Image -
Valige ekraani ülaosas olevast rippmenüüst sobiv ajavöönd.
Image Te ei pea muretsema selle pärast, millises ajavööndis teie meeskonnaliikmed on, sest teie koosoleku aeg kohandatakse nende jaoks automaatselt.
-
Sisestage oma koosoleku nimi väljale Lisa pealkiri.
Image -
Sisestage väljale Lisa kohustuslikud osalejad inimeste nimed, keda soovite sündmusest teavitada. Kui hakkate sisestama, peaksid nimed automaatselt ilmuma, et saaksite valida.
Image Kui soovite seda kalendrisündmust jagada inimestega, kes ei kuulu teie Microsoft Teamsi rühma või ei kasuta isegi Microsoft Teamsi, saate seda teha, sisestades nende nime asemel nende täieliku e-posti aadressi.
Klõpsake valikul Valikuline, et lisada rühma liikmeid, keda soovite koosoleku kohta teada, kuid kes ei pea osalema.
Kui koosolek on loodud, saadetakse kõigile kutsutud osapooltele kutse nendega seotud e-posti aadressile.
-
Järgmisena määrake oma koosoleku algus- ja lõpuaeg.
Image -
Klõpsake Ei korda, et avada menüü ja muuta koosolek tavaliseks sündmuseks, kui see peaks korduma. Näiteks võite soovida korraldada sama koosoleku igal tööpäeval, kord nädalas või kord kuus.
Image -
Klõpsake Lisa kanal, kui teie koosolek on teie ettevõtte Microsoft Teamsi seadistuses teatud kategooriaga seotud. Näiteks võite selle paigutada juhtide kanalisse, et ainult seda kanalit kasutavad meeskonnaliikmed teaksid koosoleku toimumisest.
Image Soovi korral võite paljud neist väljadest tühjaks jätta.
-
Järgmine on väli Lisa asukoht. Vaatamata nimele pole see tegelikult mõeldud füüsilise asukoha määramiseks. Selle asemel on see mõeldud ühendatud Microsoft Teamsi toega ruumisüsteemi või konverentsitelefoni seadme valimiseks.
Kui teie ettevõte selliseid seadmeid ei kasuta, ei pea te selle välja täitmise pärast muretsema.
Image -
Sisestage ekraani allservas olevale suurele väljale koosolekuvälja üksikasjad, sisestage koosoleku kirjeldus, koosoleku päevakava või sõnum osalejatele.
Image -
Lõpuks klõpsake Saada. See lisab sündmuse teie Microsoft Teamsi kalendrisse ja kutsub teid, kelle olete lisanud. Kui nad on vastanud, lisatakse sündmus automaatselt ka nende kalendrisse.
Image Kui te pole sündmusele kedagi lisanud, kuvatakse teile selle asemel nupp Salvesta. See salvestab sündmuse lihts alt teie isiklikku Microsoft Teamsi kalendrisse.
Mida teeb Microsoft Teamsi sõiduplaani assistent?
Suvand Planeerimisabi, mis kuvatakse arvutis Microsoft Teamsi koosoleku loomisel, on alternatiivne viis sündmuse loomiseks või muutmiseks. See kasutab visuaalsemat kasutajaliidest, mis kuvab valikud ekraani vasakus servas ja võimaldab valida hiirega ajavahemiku, mis teeb ajakavas automaatselt muudatused.
Ajastusabilise tegelik eelis seisneb selles, kuidas see kuvab kõik rühmaliikmete ajakavad. Nii on lihtne näha, mis kellaaegadel ja päevadel kõik saadaval on, ning ei pea grupi liikmetelt küsima, mis kell neile kõige paremini sobib.
Ajakavad kuvatakse ajastamisabis ainult siis, kui administraator või teised kasutajad on need Microsoft Teamsi sisestanud. Kui teie organisatsioon ei kasuta ajakavade haldamiseks Microsoft Teamsi, pole see funktsioon kasulik.
Microsoft Teamsi ajakavade assistent on täiesti valikuline tööriist, kuigi mõned võivad eelistada seda koosoleku loomise vaikevaliku asemel.
Kuidas vastu võtta Microsoft Teamsi kalendrikutse
Kui teid on Microsoft Teamsi kalendris koosolekule lisatud, peaksite peaaegu kohe meili teel kutse saama.
Kui saate selle meili, klõpsake kutse vastuvõtmiseks linki Liitu Microsoft Teamsi koosolekuga. Avaneb rakendus Microsoft Teams ja lisab teid sündmusele. Kui teil pole Microsoft Teamsi installitud, palutakse teil see installida.
Kui te pole kutset saanud, küsige sündmuse looj alt, kas ta kasutas õiget e-posti aadressi. Samuti võite kontrollida oma rämpsposti või rämpsposti kausta.
Mõned meiliteenused võivad paluda teil need Microsoft Teamsi sündmused oma kalendrisüsteemi lisada. Soovi korral saate seda teha, kuid kutse vastuvõtmiseks peate siiski klõpsama e-kirjas oleval tekstilingil.
Kuidas kasutada Outlook Teamsi sündmuste loomist ja jagamist
Microsoft Teams nõuab kasutamiseks Microsofti kontot. Tavaliselt annab teie ettevõte või organisatsioon teile uue Microsofti konto, mida saab kasutada Microsoft Teamsile ja paljudele muudele Microsoft Office'i teenustele juurdepääsuks.
Selle Microsofti kontoga seotud meili saab kasutada Outlooki sisselogimiseks ja kuna seda kontot kasutatakse ka Teamsile juurdepääsuks, saab Outlookis kalendrikoosolekuid luua ja automaatselt Microsoft Teamsiga sünkroonida.
Selleks, et see toimiks, peate Outlooki ja Microsoft Teamsi jaoks kasutama sama Microsofti kontot. Näiteks ei saa te kasutada oma isiklikku Outlooki meilikontot Microsoft Teamsi töökalendri jaoks sündmuse loomiseks.
Seda saab teha nii Outlooki rakendustega kui ka veebikogemuse kaudu ning kogu protsess on peaaegu identne sellega, kuidas korraldaksite koosoleku Microsoft Teamsis, nagu ülal näidatud.
Kalendrile juurdepääsuks Outlookis klõpsake lihts alt vasakpoolse menüü allosas ikooni Calendar. Kui kalender on avatud, klõpsake sündmuse loomise protsessi alustamiseks päeval.
Kui soovite, et Outlookis tehtud sündmus registreeritaks Teamsis, peate aktiveerima lüliti Teamsi koosoleku kõrval, mille leiate Otsige ruumi või asukoha teksti. Kui te seda ei tee, siis Microsoft Teamsi jagatud kalendri funktsioon ei aktiveerita ja sündmus on teie Outlooki kalendri ajakavas lihts alt põhisündmus.
Kuidas Microsoft Teamsis teist kalendrit jagada
Kuigi Microsoft Teamsil on oma sisseehitatud kalendrifunktsioon, on võimalik importida ka täiendavaid kalendreid Outlookist, Google'ist või mis tahes muust ajastamisteenusest, mis pakub kalendritele jagatavat veebiaadressi.
See võib olla kasulik, kui teie meeskond kasutab sündmuste haldamiseks väljaspool Microsoft Office'i ökosüsteemi mõnda muud rakendust või teenust.
See näide kasutab Google'i kalendrit, kuid protsess on identne teiste selliste teenuste puhul.
- Avage Google'i kalender veebibrauseris nagu tavaliselt.
-
Hõljutage kursorit kalendri nime kohal, nii et kolm punkti ilmuvad selle nimest paremale. Menüü avamiseks klõpsake kolme punkti.
Image -
Klikkige Seaded.
Image -
Klõpsake veebiaadressil jaotises Selle kalendri avalik URL ja vajutage Ctrl + Vselle lõikelauale kopeerimiseks.
Image -
Avage Microsoft Teams ja minge gruppi või vestlusesse, kuhu soovite kalendri lisada.
Image -
Klõpsake ekraani ülaosas sümbolil +.
Image -
Klikkige Veebisait.
Image -
Kleepige oma kalendri aadress väljale URL.
Image Saate lisada sellele ka kohandatud nime, tippides väljale Tab name ja valige, kas soovite rühma kalendri lisamisest hoiatada, märkides ruudu kõrval Postita kanalile selle vahekaardi kohta.
-
Klõpsake Salvesta.
Image Teie kalendrit jagatakse nüüd Microsoft Teamsis ja kõik saavad seda uuel kohandatud vahekaardil vaadata.
Kuidas redigeerida Microsoft Teamsi koosolekut
Oma loodud või juurdepääsu omava Microsoft Teamsi koosoleku redigeerimiseks piisab, kui klõpsata sellel Microsoft Teamsi rakenduses oma kalendris ja teha vastavatel väljadel muudatused.
Saate lisada või eemaldada osalejaid, muuta aega või asukohta ning muuta ka sündmuse nime ja kirjeldust. Kui olete muudatuste salvestamiseks lõpetanud, klõpsake kindlasti nupul Saada värskendus.
Kui muudatusi ei kuvata teie või teie meeskonnaliikmete jaoks, proovige rakendus täielikult sulgeda ja seejärel uuesti avada.
Saate ka Outlookis Teamsi sündmusi redigeerida, avades sündmuse kalendris ja klõpsates seejärel nupul Muuda.
