Excelil ei ole relatsiooniliste andmebaasiprogrammide (nt SQL Server ja Microsoft Access) andmehaldusvõimalusi. Kuid see võib toimida lihtsa andmebaasina, mis täidab andmehaldusnõuded.
Excelis korraldatakse andmed töölehe ridade ja veergude abil. Tabelifunktsioon muudab andmete sisestamise, redigeerimise ja töötlemise lihtsaks.
Need juhised kehtivad Exceli versioonidele 2019, 2016, 2013, 2010 ja Excel for Microsoft 365.
Andmebaasi tingimused: kirjed ja väljad
Andmebaas on seotud teabe kogum, mis on salvestatud ühte või mitmesse arvutifaili. Sageli on andmed korraldatud tabelitesse nii, et neid saab hõlpsasti värskendada, sorteerida, parandada ja filtreerida.
Lihtne andmebaas, näiteks Excel, sisaldab kogu teavet ühe teema kohta ühes tabelis. Relatsiooniandmebaasid aga koosnevad paljudest tabelitest, millest igaüks sisaldab teavet erinevate, kuid seotud teemade kohta.
Rekordid
Andmebaasi terminoloogias sisaldab kirje kogu teavet või andmeid ühe konkreetse objekti kohta andmebaasis. Excelis sisaldab iga töölehe lahter ühte teavet või väärtust.
Väljad
Igale andmebaasikirje teabele, näiteks telefoninumbrile või tänavanumbrile, viidatakse kui väljale. Excelis toimivad töölehe üksikud lahtrid väljadena, kuna iga lahter võib sisaldada üksikut teavet objekti kohta.
Väljanimed
Andmebaasi korraldamine on ülioluline, et saaksite konkreetse teabe leidmiseks andmeid sortida või filtreerida. Veerupealkirjade, mida nimetatakse väljanimedeks, lisamine hõlbustab andmete sisestamist iga kirje jaoks samas järjekorras.
Näidisandmebaas
Ülaloleval pildil on igal õpilasel tabelis eraldi rida, mis sisaldab kogu tema kohta saadaolevat teavet.
Iga lahter reas on väli, mis sisaldab ühte teavet. Päisereal olevad väljanimed aitavad tagada andmete korrastatuse, säilitades kõik andmed konkreetse teema kohta (nt nimi või vanus) kõigi õpilaste jaoks samas veerus.
Exceli andmehaldustööriistad
Lisaks on Microsoftil mitu andmetööriista, mis hõlbustavad Exceli tabelitesse salvestatud suure hulga andmetega töötamist ja aitavad neid heas seisukorras hoida.
Vormi kasutamine kirjete jaoks
Üks neist tööriistadest on andmevorm. Saate seda kasutada kuni 32 välja või veergu sisaldavate tabelite kirjete otsimiseks, muutmiseks, sisestamiseks või kustutamiseks.
Vaikevorm sisaldab väljanimede loendit nende tabelis järjestatud järjekorras, et kasutajad saaksid kirjeid õigesti sisestada. Iga välja nime kõrval on tekstikast üksikute andmeväljade sisestamiseks või muutmiseks.
Kuigi kohandatud vorme on võimalik luua, on sageli vaja vaid vaikevormi loomist ja kasutamist.
Eemalda dubleerivad andmekirjed
Kõigi andmebaaside tavaline probleem on andmevead. Lisaks lihtsatele õigekirjavigadele või puuduvatele andmeväljadele võivad andmetabeli suuruse kasvades muret tekitada dubleeritud andmekirjed.
Teisi Exceli andmetööriistu saab kasutada nende topeltkirjete eemaldamiseks – kas täpsed või osalised duplikaadid.
Andmete sortimine Excelis
Sortimine tähendab andmete ümberkorraldamist vastav alt konkreetsele omadusele, nt tabeli sortimist tähestikulises järjekorras perekonnanimede järgi või kronoloogiliselt vanimast noorimani.
Exceli sortimisvalikud hõlmavad sortimist ühe või mitme välja järgi, kohandatud sortimist (nt kuupäeva või kellaaja järgi) ja sortimist ridade järgi, mis võimaldab välju tabelis ümber järjestada.
