Kui teil on palju andmeid, võib see olla üle jõu käiv, kui see pole teie töövihikus õigesti sorteeritud. Õppige erinevaid meetodeid andmete sortimiseks Excelis, et muuta see produktiivsemaks ja muuta oma arvutustabeleid hõlpsamini hallatavaks.
Selles artiklis olevad juhised kehtivad Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel for Microsoft 365, Excel Online ja Excel for Mac.
Valige sortimiseks andmed
Enne kui andmeid saab sortida, peab Excel teadma täpset sortitavat vahemikku. Excel valib seotud andmete alad seni, kuni andmed vastavad järgmistele tingimustele:
- Seotud andmete alal pole tühje ridu ega veerge.
- Tühjad read ja veerud on seotud andmete piirkondade vahel.
Excel määrab, kas andmealal on väljanimed, ja jätab rea sortitavatest kirjetest välja. Kui lubate Excelil valida sorteeritava vahemiku, võib see olla riskantne, eriti suurte andmemahtude korral, mida on raske kontrollida.
Õigete andmete valimise tagamiseks tõstke vahemik enne sortimise alustamist esile. Kui sama vahemikku sorteeritakse korduv alt, on parim viis anda sellele nimi.
Sortimisvõti ja sortimisjärjekord Excelis
Sortimine eeldab sortimisklahvi ja sortimisjärjestuse kasutamist. Sorteerimisvõti on andmed veerus või veergudes, mida soovite sortida, ja see tuvastatakse veeru pealkirja või välja nime järgi. Alloleval pildil on võimalikud sortimisklahvid õpilase ID, nimi, vanus, programm ja alguskuu.
Andmete kiire sorteerimine
Kiirsordi tegemiseks valige sortimisvõtit sisaldavast veerust üks lahter. Seejärel valige, kuidas soovite andmeid sortida. Toimige järgmiselt:
- Valige sortimisvõtit sisaldavas veerus lahter.
- Valige Kodu.
- Valige Sortimine ja filtreerimine, et avada sortimisvalikute rippmenüü.
- Valige, kuidas soovite andmeid sortida. Valige kas kasvav või kahanev järjekord.
Sordi ja filtri kasutamisel muutuvad ripploendi sortimisjärjestuse valikud sõltuv alt valitud vahemikus olevate andmete tüübist. Tekstiandmete puhul on valikud Sordi A kuni Z ja Sorteeri Z kuni A. Arvandmete puhul on valikud Sorteeri väikseimast suurimani ja Sorteeri suurimast väikseimani.
Sortige mitut andmeveeru Excelis
Lisaks ühele andmeveerule põhinevale kiirele sortimisele võimaldab Exceli kohandatud sortimise funktsioon sortida mitme veeru järgi, määrates mitu sortimisvõtit. Mitmeveerulise sortimise korral tuvastatakse sortimisklahvid, valides dialoogiboksis Sordi veeru pealkirjad.
Nagu kiirsortimise puhul, määratletakse sortimisklahvid sortimisvõtit sisaldava tabelis veergude päiste või väljade nimede tuvastamisega.
Sordi mitme veeru järgi Näide
Altoodud näites sorteeritakse andmed vahemikus A2 kuni E12 kahe andmeveeru alusel. Andmed sorteeritakse esm alt nime ja seejärel vanuse järgi.
Mitme andmeveeru sortimiseks:
- Tõstke esile sorteeritavate lahtrite vahemik. Selles näites on valitud lahtrid A2 kuni E12.
- Valige Kodu.
- Rippmenüü avamiseks valige Sortimine ja filtreerimine.
- Sortimise dialoogiboksi avamiseks valige Kohandatud sortimine.
- Märkige ruut Minu andmetel on päised.
- Valige veeru pealkirja all Sortimisalus ja valige ripploendist Nimi, et esm alt andmed sortida veeru Nimi järgi.
- Jätke päise Sort On alla sätteks Cell Values. Sorteerimine põhineb tabeli tegelikel andmetel.
- Valige jaotise Tellimus all allanool ja valige Z kuni A, et sortida nimeandmed kahanevas järjekorras.
- Teise sortimisvaliku lisamiseks valige Lisa tase.
- Veeru pealkirja all valige Siis allanoolega ja valige Age, et sortida topeltnimedega kirjed veeru Vanus järgi.
- Valige jaotise Tellimus all ripploendist Suurest väikseimani, et sortida vanuse andmed kahanevas järjekorras.
- Valige dialoogiboksi sulgemiseks ja andmete sortimiseks OK.
Teise sortimisvõtme määratlemise tulemusena, nagu on näidatud allolevas näites, sorteeritakse väljal Nimi kaks identse väärtusega kirjet välja Vanus kasutades kahanevas järjekorras. Selle tulemuseks on õpilase Wilson J. rekord., 21-aastane, olles enne Wilson P. rekordit, vanus 19.
Esimene rida: veergude pealkirjad või andmed
Eelmises näites sortimiseks valitud andmevahemik hõlmas veerupäiseid esimese andmerea kohal. See rida sisaldab andmeid, mis erinevad järgmiste ridade andmetest. Excel tegi kindlaks, et esimene rida sisaldab veergude pealkirju, ja kohandas dialoogiboksis Sordi saadaolevaid valikuid nende kaasamiseks.
Excel kasutab vormingut, et teha kindlaks, kas rida sisaldab veerupäiseid. Ül altoodud näites on veerupealkirjade font ülejäänud ridade andmetest erinev.
Kui esimene rida ei sisalda pealkirju, kasutab Excel dialoogiboksi Sortimise suvandi Veerg valikutena veeru tähte (nt veerg D või veerg E).
Excel kasutab seda erinevust, et teha kindlaks, kas esimene rida on päiserida. Kui Excel teeb vea, sisaldab dialoogiboks Sordi märkeruutu Minu andmetel on päised, mis alistab selle automaatse valiku.
Sorteeri andmed Excelis kuupäeva või kellaaja järgi
Lisaks tekstiandmete tähestikulisele järjestusele või arvude sortimisele suurimast väiksemani, hõlmavad Exceli sortimisvalikud ka kuupäevaväärtuste sortimist. Saadaolevate kuupäevade jaoks saadaval olevad sortimisjärjestused on järgmised:
- Kasvav järjestus: vanimast uusimani.
- Kahanev järjestus: uusimast vanimani.
Kiirsordi vs. sortimise dialoogiboks
Kuupäevad ja kellaajad, mis on vormindatud numbriandmetena, näiteks ül altoodud näites laenutamise kuupäev, kasutage ühe veeru sortimiseks kiirsortimise meetodit. Mitme kuupäeva või kellaaja veergu sisaldavate sortimiste puhul kasutage dialoogiboksi Sordi samamoodi nagu mitme numbri- või tekstiandmete veeru sortimisel.
Sorteeri kuupäeva järgi Näide
Kiire sortimiseks kuupäeva järgi kasvavas järjekorras, vanimast uusimani:
- Tõstke esile sorteeritavate lahtrite vahemik. Ül altoodud näite järgimiseks tõstke esile lahtrid G2 kuni K7.
- Valige Kodu.
- Rippmenüü avamiseks valige Sortimine ja filtreerimine.
- Sortimise dialoogiboksi avamiseks valige Kohandatud sortimine.
- Valige veeru pealkirja all Sorteerimisalus ja valige Laenatud, et sortida andmed esm alt laenamise kuupäeva järgi.
- Päise Sordi all valige Cell Values. Sorteerimine põhineb tabeli tegelikel andmetel.
- Sortimisjärjestuse pealkirja all valige ripploendist Vanemast kuni uusimani.
- Valige dialoogiboksis OK, et sulgeda dialoogiboks ja sortida andmed.
Kui kuupäeva järgi sortimise tulemused ei osutu ootuspäraseks, võivad sortimisvõtit sisaldava veeru andmed sisaldada kuupäevi või kellaaegu, mis on salvestatud tekstiandmetena, mitte numbritena (kuupäevad ja kellaajad on lihts alt vormindatud numbriandmed).
Segaandmed ja kiirsordid
Kui teksti- ja numbriandmeid sisaldavad kirjed segatakse kokku, sorteerib Excel numbri- ja tekstiandmed eraldi, asetades tekstiandmetega kirjed sorteeritud loendi lõppu, kui kasutate kiirsortimise meetodit.
Excel võib sortimistulemustes kaasata ka veerupäiseid, tõlgendades neid lihts alt teise tekstiandmete reana, mitte andmetabeli väljanimedena.
Võimaliku sortimise hoiatus
Kui kasutatakse dialoogiboksi Sordi (isegi ühe veeru sortimiseks), võib Excel kuvada teate, mis hoiatab teid, et on leidnud tekstina salvestatud andmeid ja annab teile võimaluse:
- Sorteerige numbrina kõik, mis näeb välja nagu number.
- Sordi numbreid ja tekstina salvestatud numbreid eraldi.
Kui valite esimese valiku, proovib Excel paigutada tekstiandmed sortimistulemuste õigesse asukohta. Valige teine suvand ja Excel paigutab tekstiandmeid sisaldavad kirjed sortimistulemuste allossa, täpselt nagu kiirsortimise puhul.
Sordi andmed Excelis nädalapäevade või kuude järgi
Saate sortida andmeid ka nädalapäevade või aastakuude järgi, kasutades sama sisseehitatud kohandatud loendit, mida Excel kasutab töölehele päevade või kuude lisamiseks täitepideme abil. Need loendid võimaldavad sorteerida päevade või kuude järgi kronoloogilises, mitte tähestikulises järjekorras.
Nagu ka muude sortimisvalikute puhul, saab kohandatud loendi järgi sortimise väärtusi kuvada kasvavas (pühapäevast laupäevani või jaanuarist detsembrini) või kahanevas järjekorras (laupäevast pühapäevani või detsembrist jaanuarini).
Ülaloleval pildil järgiti järgmisi samme, et sortida andmevalim vahemikus A2 kuni E12 aasta kuude järgi:
- Tõstke esile sorteeritavate lahtrite vahemik.
- Valige Kodu.
- Rippmenüü avamiseks valige Sortimine ja filtreerimine.
- Sortimise dialoogiboksi avamiseks valige Kohandatud sortimine.
- Veeru pealkirja all valige ripploendist Kuu algus, et sortida andmed aasta kuude järgi.
- Päise Sordi all valige Cell Values. Sorteerimine põhineb tabeli tegelikel andmetel.
- Rippmenüü avamiseks valige jaotise Tellimus all allanool vaikevaliku A kuni Z kõrval.
- Valige Kohandatud loend, et avada dialoogiboksi Kohandatud loendid.
- Valige dialoogiboksi vasakpoolses aknas Jaanuar, veebruar, märts, aprill.
- Vali valiku kinnitamiseks ja dialoogiboksi Sorteeri naasmiseks OK.
- Valitud loend (jaanuar, veebruar, märts, aprill) kuvatakse tellimuse pealkirja all.
- Valige OK dialoogiboksi sulgemiseks ja andmete sortimiseks aasta kuude järgi.
Vaikimisi kuvatakse kohandatud loendid dialoogiboksis Kohandatud loendid ainult kasvavas järjekorras. Andmete sortimiseks kahanevas järjekorras kohandatud loendi abil pärast soovitud loendi valimist, nii et see kuvatakse dialoogiboksis Sortimine päise Järjestus all:
- Valige kuvatava loendi kõrval olev allanool, näiteks jaanuar, veebruar, märts, aprill, et avada rippmenüü.
- Valige menüüs kohandatud loendi valik, mis kuvatakse kahanevas järjekorras, näiteks detsember, november, oktoober, september.
- Klõpsake OK andmete sortimiseks kohandatud loendi abil kahanevas järjekorras.
Sortige ridade järgi, et veerge järjestada Excelis
Nagu eelmiste sortimisvalikute puhul näidatud, sorteeritakse andmed tavaliselt veerupäiste või väljanimede abil. Tulemuseks on tervete andmete ridade või kirjete ümberjärjestamine. Vähem tuntud ja seetõttu vähem kasutatav sortimisvalik Excelis on sortimine ridade järgi, mis muudab veergude järjestuse töölehel vasakult paremale.
Üks põhjus ridade järgi sortimiseks on veergude järjestuse sobitamine erinevate andmetabelite vahel. Kui veerud on samas järjestuses vasakult paremale, on kirjeid lihtsam võrrelda või andmeid tabelite vahel kopeerida ja teisaldada.
Kohanda veergude järjekorda
Väga harva on aga veergude õigesse järjekorda seadmine lihtne ülesanne väärtuste kasvava ja kahaneva sortimise piirangute tõttu. Tavaliselt on vaja kasutada kohandatud sortimisjärjekorda ja Excel sisaldab valikuid sortimiseks lahtri või fondi värvi või tingimusliku vormingu ikoonide järgi.
Lihtsaim viis Excelile veergude järjestuse määramiseks on lisada andmetabeli kohale või alla rida, mis sisaldab numbreid, mis näitavad veergude järjekorda vasakult paremale. Seejärel saab ridade järgi sortimisest lihtsaks sortida numbreid sisaldava rea järgi väikseimast suurimaks veerud.
Kui sortimine on lõpetatud, saab lisatud numbrirea kergesti kustutada.
Sorteeri ridade järgi Näide
Selle seeria jaoks Exceli sortimisvalikute puhul kasutatud andmenäidis on alati vasakul esimene veerg Student ID, millele järgnes nimi ja seejärel vanus.
Sel juhul, nagu on näidatud ül altoodud pildil, on veergudele lisatud numbrid, et valmistada tööleht ette veergude ümberjärjestamiseks nii, et veerg Programm on esimene vasakul, millele järgneb Kuu algus, nimi, vanus, ja õpilase ID.
Veeru järjekorda saab muuta järgmiselt:
- Sisestage väljade nimesid sisaldava rea kohale tühi rida.
- Sellele uuele reale sisestage veerus A alustades vasakult paremale järgmised numbrid: 5, 3, 4, 1, 2.
- Tõstke esile sorteeritav vahemik. Selles näites tõstke esile A2 kuni E13.
- Valige Kodu.
- Rippmenüü avamiseks valige Sortimine ja filtreerimine.
- Sortimise dialoogiboksi avamiseks valige Kohandatud sortimine.
- Sortimissuvandite dialoogiboksi avamiseks valige Options.
- Jaotises Orientation valige Sorteeri vasakult paremale, et sortida töölehel veergude järjekorda vasakult paremale.
- Sortimissuvandite dialoogiboksi sulgemiseks valige OK.
- Suuna muutmisega muutub dialoogiboksi Sordi veeru pealkiri ridaks.
- Valige Sorteeri allanoole järgi ja valige Rida 2. See on rida, mis sisaldab kohandatud numbreid.
- Päise Sordi all valige Cell Values.
- Rea 2 numbrite järjestamiseks kasvavas järjekorras valige ripploendist Väikseimast suurimani.
- Valige OK, et sulgeda dialoogiboks ja sortida veerud vasakult paremale rea 2 numbrite järgi.
- Veergude järjekord algab sõnadega Programm, millele järgneb kuu algus, nimi, vanus ja õpilase ID.
Kasutage veergude ümberjärjestamiseks Exceli kohandatud sortimissuvandeid
Kuigi kohandatud sortimised on Exceli dialoogiboksis Sordi saadaval, ei ole neid suvandeid lihtne kasutada, kui tegemist on töölehe veergude ümberjärjestamisega. Dialoogiboksis Sort saadaolevad kohandatud sortimisjärjestuse loomise võimalused on andmete sortimine lahtri värvi, fondi värvi ja ikooni järgi.
Välja arvatud juhul, kui igale veerule on juba rakendatud unikaalset vormingut, näiteks erinevat fondi või lahtri värvi, tuleb see vorming lisada iga veeru ümberjärjestamiseks sama rea üksikutele lahtritele.
Näiteks veergude järjestuse muutmiseks fondivärvi kasutamiseks:
- Valige iga välja nimi ja muutke igaühe fondi värvi. Näiteks muutke programm punaseks, kuu algus roheliseks, nimi siniseks, vanus oranžiks ja õpilase ID lillaks.
- Valige dialoogiboksis Sordi Sort by ja valige Rida 2.
- Päise Sordi all valige Font Color.
- Seadke päise Tellimus all käsitsi väljanimede värvide järjekord, et need vastaksid soovitud veergude järjestusele.
- Pärast sortimist lähtestage iga välja nime fondivärv.
