Võtmed kaasavõtmiseks
- Töötajad teevad koosolekutel sageli mitut ülesannet ja selle tõenäosus suureneb koosoleku venimisel.
- Mitte kõik multitegumtöö pole halb ja "positiivne multitegumtöö" võib tootlikkust parandada.
- Kaugtööplatvormid võivad lisada uusi funktsioone, mis suunavad töötajaid koosolekuga seotud ülesannete poole.
Kui töötate eem alt, on suur tõenäosus, et olete eelmisel nädalal koosolekul mitut toimingut teinud – ja te pole peaaegu üksi.
Microsofti välja antud uus dokument toob probleemile numbrid. Kuigi lühikestel väikestel koosolekutel oli multitegumtöö harvaesinev, tõusis see enam kui tund aega kestnud koosolekutel peaaegu universaalsele tasemele. Kuid see pole kõik halvad uudised: Microsoft Teamsi kasutamisele keskendunud artikkel soovitab mitmeid viise, kuidas töötajad saaksid oma keskendumist parandada.
"FocusAssist for Windows on juba tarnitud ja võib siin suureks abiks olla," ütles Microsofti partnerteadur ja uurimisjuht dr Mary Czerwinski meili teel. "Fookusaja planeerimine Cortana kaudu on Outlookis veel üks saadaolev valik."
Mida peaks kaugtöötaja tegema?
Mitmeülesandeid koosolekul peetakse sageli ebaviisakaks või kahjulikuks ning leht leidis, et see osutus mõnikord tõeks. Teadlased väidavad aga keerulisemat punkti. Mitte kõik multitegumtöö ei ole negatiivne ja tööriistu saab kasutada kaugtöötajate suunamiseks positiivsete tulemusteni.
Osalejad kirjeldasid anonüümses päevikus positiivse multitegumtöö eeliseid. "Ma olen vähem pettunud koosolekute pärast, mis ei olnud mulle eriti kasulikud," ütles üks.
Teised ütlesid, et hindavad valikut pöörata vajaduse korral tähelepanelikkust ja keskenduda mujale, kui see pole nii. Osalejad ütlesid, et multitegumtöö aitas neil leida koosoleku jaoks olulist teavet (nt seotud faile või meilivahetust).
… ägav 80-minutiline maraton soodustab rohkem kui kuus korda tõenäolisem alt multitegumtööd.
Dr. Czerwinski ütles, et Microsoft Teamsi või Windowsi kasutavad kaugtöötajad saavad kasutada fookusabi ja keskendumisaega, et eemaldada koosolekuga mitteseotud segajad ja eraldada aega konkreetsetele ülesannetele keskendumiseks. Paber eelistab kõiki tööriistu, mis lükkavad koosoleku ajal kõrvale töötajate tähelepanu nõudmised väljastpoolt.
Uued, paremad funktsioonid kaugtööplatvormidel võiksid minna veelgi kaugemale, et soodustada positiivset multitegumtööd. Dokumendis pakutakse välja koosolekuspetsiifiline "fookusrežiim", mis aitab töötajatel teha koosolekuga seotud viisil mitut ülesannet, näiteks avada e-kirju või faile koosoleku liideses, mitte mõnes muus aknas või programmis. See soodustaks positiivset multitegumtöötamist, välistades samas teistes programmides esinevad segajad.
Teadlased soovitavad ka täiustatud päevakorratööriistu, mis võimaldavad töötajatel koosolekutelt varakult lahkuda või koosoleku keskel liituda, kui koosolekust on asjakohased vaid osad. See võib võidelda iga tähelepanuvõime peavaenlase vastu: pikad ja igavad koosolekud.
Kaugtöölised saavad pikkadel koosolekutel välja tulla
Mitmetegumtöötlus ei olnud eriti levinud, kui kõik koosolekud olid koondatud: umbes 30% koosolekutest hõlmas e-posti multitegumtööd ja ligikaudu 24% nägi failide multitegumtööd.
Aga see muutus kestusega. Pole üllatav, et lühemad kui 20 minutilised koosolekud näitasid üksikuid multitegumtöö juhtumeid, kuid need kasvasid šokeeriva kiirusega koosolekute uimastina.
20–40-minutilisel koosolekul oli peaaegu kaks korda tõenäolisem, et osalejad muud tööd otsima hakkaksid, ja oigamist tekitaval 80-minutilisel maratonil oli rohkem kui kuus korda suurem tõenäosus, et töötajad on häiritud.
Koosoleku suurus – nagu ka kohalviibijate arv – oli samuti ülioluline. Üks-ühele kohtumised julgustasid kõige vähem multitegumtööd tegema ja peaaegu ei muutnud kolmas isik tulemust. Kuid muudesse ülesannetesse sukeldumine muutus tõenäoliseks, kuna videokõnesse ilmus rohkem nägusid. 10 või enama inimesega kohtumisel oli multitegumtöö kaks korda tõenäolisem.
Üks osaleja kirjeldas asjakohast motivatsiooni. "Suurtel koosolekutel, nagu raekojas, kipun ma peatuma ja kuulama, kui räägitakse midagi huvitavat," ütles osaleja. "Tundub, et ülejäänud aja ei keskendu ma üldse tööle."
Andmed sisaldasid veel üht nõrgemat, kuid üllatavamat tulemust: plaanitud koosolekud on halvad uudised. Plaanitud koosolek julgustas umbes poolteist korda tõenäolisem alt multitegumtööd kui ad hoc koosolek. Plaanitud koosolekutest olid korduvad koosolekud kõige soodsamad põhjused tähelepanu hajutamiseks.
"See, kuidas kaugkoosolekud on planeeritud ja üles ehitatud, on oluliselt seotud sellega, millal ja mil määral inimesed oma tähelepanu jagavad," järeldab leht. Nii et enne, kui vajutate tunnise koosolekukutse saatmise nuppu, mõelge uuesti läbi – välja arvatud juhul, kui soovite anda töökaaslastele aega oma postkasti tühjendamiseks.
