Andmete esmakordne sisestamine tabelisse õigesti väldib hilisemaid probleeme ning hõlbustab paljude Exceli tööriistade ja funktsioonide (nt valemid ja diagrammid) kasutamist. See õpetus hõlmab põhilisi toiminguid ja keelde andmete sisestamisel arvutustabeliprogrammidesse, nagu Excel, Google'i arvutustabelid ja Open Office Calc.
Selles artiklis olevad juhised kehtivad Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel for Mac, Excel for Microsoft 365 ja Excel Online.
Exceli andmesisestuse ülevaade
Exceli töölehed on võimsad analüüsitööriistad, mis salvestavad suuri andmemahtusid. Veenduge, et teie andmed kuvatakse ja analüüsitakse õigesti, kasutades andmesisestuse Exceli parimaid tavasid.
Need on peamised juhised ja keelud, mida Exceli kasutamisel meeles pidada:
- Tehke planeerige oma arvutustabel.
- Ärge jätke seotud andmete sisestamisel tühjad read või veerud.
- Tehke salvestage sageli ja salvestage kahte kohta.
- Ärge kasutage veergude pealkirjadena numbreid ja ärge kaasake andmetega ühikuid.
- Kas kasutage valemites lahtriviiteid ja nimega vahemikke.
- Ärge jätke valemeid sisaldavad lahtrid lukustamata.
- Tehke sorteerige oma andmed.
Kavandage oma arvutustabel
Andmete sisestamisel Excelisse on hea mõte enne tippimist planeerida. Otsustage, kuidas töölehte kasutatakse, milliseid andmeid see sisaldab ja mida nende andmetega tehakse. Need otsused mõjutavad oluliselt töölehe lõplikku paigutust.
Planeerimine enne tippimist säästab aega hiljem, kui arvutustabelit tuleb selle tõhusamaks muutmiseks ümber korraldada.
Siin on mõned punktid, mida Exceli töövihikute kavandamisel arvestada:
- Mis on arvutustabeli eesmärk?
- Kui palju andmeid arvutustabel mahutab?
- Kas diagrammid on vajalikud?
- Kas arvutustabel prinditakse?
Alumine rida
Arvutustabeli eesmärk määrab andmete asukoha, kuna kõige olulisem teave peab olema nähtav ja hõlpsasti juurdepääsetav. Kui teie andmed nõuavad arvutusi, määravad arvutused, milliseid valemeid ja funktsioone on vaja ning kuhu valemid sisestada.
Kui palju andmeid arvutustabel mahutab?
Andmete hulk, mida arvutustabel algselt mahutab ja kui palju sellele hiljem lisatakse, määrab ära töölehtede arvu, mida töövihiku jaoks vajate.
Siin on mõned näpunäited:
- Ärge levitage oma andmeid liiga palju. Kui andmed sisalduvad mitmel töölehel, võib konkreetset teavet olla raske leida. Samuti mõjutavad Exceli jõudlust arvutused, mis hõlmavad mitut töölehte või töövihikut.
- Suurte töölehtede puhul kuvage kokkuvõtliku teabe kiireks leidmiseks olulised veergude kogusummad veerupäiste kohal, mitte töölehe allosas.
Kas diagramme on vaja?
Kui kõiki andmeid või osa neist kasutatakse diagrammis või diagrammides, võib see mõjutada teabe paigutust.
Järgige diagrammide kasutamisel järgmisi parimaid tavasid:
- Sõltuv alt diagrammi tüübist võib olla vajalik andmete rühmitamine erinev alt. Näiteks looge sektordiagrammide jaoks kokkuvõttev ala.
- Suurte arvutustabelite puhul teisaldage diagrammid eraldi lehtedele, et töölehed ei oleks andmete ja piltidega tulvil.
Kas arvutustabel prinditakse?
Andmete korraldamine sõltub sellest, kuidas andmeid prinditakse. Kas prinditakse kõik andmed või ainult osa andmetest? Kas andmed prinditakse vertikaal- või horisontaalpaigutusega?
Töölehtede printimisel pidage meeles järgmisi näpunäiteid:
- Kui tööleht prinditakse portreevaate abil Letter-formaadis paberile (8,5" x 11"), asetage suurem osa andmetest mõne veeru alla ridadesse. Nii on pealkirjad ühel lehel nähtavad.
- Kui tööleht on prinditud mitmele lehele, printige veergude pealkirjad iga lehe ülaossa. Veergude pealkirjad annavad andmetest ülevaate ning muudavad andmed kättesaadavamaks ja hõlpsamini loetavaks.
- Kui prinditakse mitu veergu andmeid, kasutage rõhtpaigutust, et hoida kõik pealkirjad ühel lehel. Jällegi, kui on vaja mitut lehte, printige veerupealkirjad iga lehe ülaossa.
- Kui tööleht sisaldab diagramme, teisaldage need enne töövihiku printimist eraldi lehele.
Ärge jätke seotud andmete sisestamisel tühje ridu ega veerge
Tühjad read või veerud andmetabelites või seotud andmevahemikes raskendavad mitmete Exceli funktsioonide (nt diagrammide, liigendtabelite ja spetsiifiliste funktsioonide) õiget kasutamist.
Isegi tühjad lahtrid andmeid sisaldavas reas või veerus võivad põhjustada probleeme, nagu on näidatud alloleval pildil.
Tühjade tühikute puudumine aitab Excelil tuvastada ja valida seotud andmeid, kui kasutab erinevaid funktsioone, nagu sortimine, filtreerimine või automaatne summeerimine.
Kui soovite andmeid lugemise hõlbustamiseks osadeks jagada, kasutage ääriseid või vormindage pealkirju ja silte. Kasutage andmete eraldamiseks ja esiletõstmiseks visuaalseid vihjeid, nagu paksus kirjas tekst, read ja lahtri värv.
Järgige neid nõuandeid, kui töötate andmetega ridades ja veergudes:
- Paigutage tabeli esimese veeru ülaossa kirjeldav pealkiri, mille all on andmed.
- Kui andmeseeriaid on rohkem kui üks, loetlege need üksteise järel veergudes (vasakult paremale), kusjuures iga andmeseeria pealkiri on ülaosas.
Alumine rida
Kuigi seotud andmete kooshoidmine on oluline, on kasulik eraldada ka mitteseotud andmevahemikud. Töölehel jätke erinevate andmevahemike või muude andmete vahele tühjad veerud või read, et Excel valiks õiged seotud andmevahemikud või tabelid.
Salvestage sageli
Töö sagedase salvestamise tähtsust ei saa ülehinnata ega ka liiga sageli rõhutada. Kui kasutate veebipõhist arvutustabelit (nt Google Sheets või Excel Online), pole salvestamine probleem. Nendel programmidel pole salvestamise võimalust. Selle asemel salvestatakse arvutustabelid automaatselt teie pilvekontole automaatse salvestamise funktsiooniga.
Töölaua arvutustabeliprogrammide puhul salvestage oma töö pärast kahte või kolme muudatust. Näiteks salvestage pärast andmete lisamist, veerupäiste vormindamist või valemi sisestamist. Salvestage oma töö vähem alt iga kahe või kolme minuti järel.
Kuigi arvutite ja arvutitarkvara stabiilsus on aja jooksul drastiliselt paranenud, jookseb tarkvara ikkagi kokku, juhtub voolukatkestusi ning mõnikord komistavad teised inimesed teie toitejuhtme otsa ja tõmbavad selle seinakontaktist välja. Ja kui õnnetused juhtuvad, suurendab andmete kadu teie töökoormust, kui rekonstrueerite juba tehtu.
Excelil on automaatse salvestamise funktsioon, mis töötab tavaliselt väga hästi, kuid te ei tohiks sellele täielikult loota. Harjutage oma andmeid sagedase salvestamisega kaitsma.
Otsetee salvestamiseks
Te ei pea oma töö salvestamiseks hiirt lindile viima ja ikoonidel klõpsama. Selle asemel kujundage harjumus salvestada, kasutades kiirklahvikombinatsiooni. Kui soovite töölehe salvestada, vajutage Ctrl+ S.
Salvestage kahes kohas
Samuti on oluline salvestada oma andmed kahte erinevasse asukohta. Teine asukoht on varukoopia. Parim varukoopia on see, mis asub originaalist erinevas füüsilises asukohas.
Töövihikute varukoopia salvestamisel kaaluge failide salvestamist oma pilvekontole. Kui töövihikud salvestatakse teie arvutisse ja pilve, ei ole teil pilves mitte ainult varukoopia, vaid pilv on loodud üleliigsete varukoopiatega, mis tähendab, et teie andmed salvestatakse mitmesse serverisse.
Pilvepõhised varukoopiad
Jällegi, varukoopia tegemine ei pea olema aeganõudev ülesanne.
Kui turvalisus ei ole probleem, näiteks kui tööleht on teie DVD-de loend, piisab tõenäoliselt sellest, kui saadate endale meili teel koopia. Kui turvalisus on probleem, on pilvesalvestus võimalus.
Onlain-arvutustabelite puhul varundavad programmi omanikud oma serverid ja see hõlmab kõiki kasutajaandmeid. Kuid turvalisuse huvides laadige faili koopia oma arvutisse alla.
Ärge kasutage veergude pealkirjadena numbreid ja ärge kaasake andmetega ühikuid
Kasutage oma andmete tuvastamiseks pealkirju veergude ülaosas ja ridade alguses, pealkirjad muudavad toimingud, näiteks sortimise, lihtsamaks. Kuid ärge kasutage pealkirjadena selliseid numbreid nagu 2012, 2013 ja nii edasi.
Nagu ül altoodud pildil näidatud, võidakse arvutustesse kogemata kaasata veergude ja ridade pealkirju, mis on numbrid. Kui teie valemid sisaldavad funktsioone, mis valivad automaatselt funktsiooni argumendi andmevahemiku (nt Automaatne summa), põhjustavad veerupäiste numbrid probleemi.
Tavaliselt otsivad sellised funktsioonid, mis hõlmavad ka AutoMaxi ja AutoAverage'i, esm alt arvude veerge ja seejärel numbririda vasakule. Kõik numbriteks olevad pealkirjad kaasatakse valitud vahemikku.
Rea pealkirjadena kasutatavaid numbreid võib ekslikult pidada teiseks andmeseeriaks, kui need on valitud diagrammi vahemiku osana, mitte telje siltidena.
Vormindage päiselahtrites olevad numbrid tekstina või looge tekstisildid, jättes iga numbri ette apostroofiga ('), näiteks '2012 ja '2013. Apostroof lahtris ei kuvata, kuid see muudab numbri tekstiandmeteks.
Hoidke ühikud pealkirjades
Ärge sisestage igasse numbriandmetega lahtrisse valuutat, temperatuuri, vahemaad ega muid ühikuid. Kui teete seda, on tõenäoline, et Excel või Google'i arvutustabelid näevad kõiki teie andmeid tekstina.
Selle asemel asetage ühikud veeru ülaosas olevatesse päistesse, et need pealkirjad oleksid tekstivormingus ega tekitaks probleeme.
Tekst vasakule, numbrid paremale
Kiire viis teada saada, kas teil on teksti- või numbriandmeid, on kontrollida andmete joondamist lahtris. Vaikimisi joondatud tekstiandmed Excelis ja Google'i arvutustabelites vasakule ning numbriandmed lahtris paremale.
Kuigi seda vaikejoondust saab muuta, tuleks vormindamine rakendada pärast kõigi andmete ja valemite sisestamist. Vaikimisi joondus annab teile vihje, kas andmed on töölehel õigesti vormindatud.
Protsendi ja valuuta sümbolid
Parim tava andmete töölehele sisestamiseks on sisestada tavaline number ja seejärel vormindada lahter nii, et arv kuvatakse õigesti, näiteks protsendina või valuutana.
Excel ja Google'i arvutustabelid tunnevad ära protsendisümbolid, mis trükitakse lahtrisse koos numbriga. Need rakendused aktsepteerivad ka levinud valuutasümboleid, nagu dollarimärk ($) või Briti naela sümbol (£), kui sisestate need lahtrisse koos numbriandmetega, kuid muud valuutasümbolid, nagu Lõuna-Aafrika rand (R), tõlgendatakse tekstina.
Võimalike probleemide vältimiseks sisestage summa ja seejärel vormindage lahter valuuta sümboli sisestamise asemel.
Kasutage valemites lahtriviiteid ja nimega vahemikke
Nii lahtriviiteid kui ka nimega vahemikke saab ja tuleks kasutada valemites, et hoida valemid ja kogu tööleht vigadeta ja ajakohasena.
Lahtriviited on lahtri veerutähe ja reanumbri kombinatsioon, näiteks A1, B23 ja W987. Lahtriviited tuvastavad andmete asukoha töölehel.
Nimega vahemik või määratletud nimi sarnaneb lahtri viitega selle poolest, et seda kasutatakse lahtri või lahtrite vahemiku tuvastamiseks töölehel.
Andmete viitamine valemites
Valemeid kasutatakse Excelis arvutuste tegemiseks, nagu liitmine või lahutamine.
Kui tegelikud arvud on valemites nagu:
=5 + 3
Iga kord, kui andmed muutuvad, peate valemit muutma. Nii et kui uued numbrid on 7 ja 6, on valem järgmine:
=7 + 6
Kui sisestate andmed töölehe lahtritesse, kasutage valemis numbrite asemel lahtriviiteid või vahemiku nimesid.
Kui sisestate arvu 5 lahtrisse A1 ja 3 lahtrisse A2, on valem järgmine:
=A1 + A2
Andmete värskendamiseks muudate lahtrite A1 ja A2 sisu, kuid jätate valemi selliseks, nagu see on. Excel värskendab automaatselt valemitulemusi.
See meetod on kasulik, kui tööleht sisaldab keerulisi valemeid ja kui mitu valemit viitab samadele andmetele. Seejärel muudate andmeid ainult ühes kohas, mis omakorda värskendab neile viitavaid valemeid.
Lahtriviited ja nimega vahemikud muudavad töölehed turvalisemaks, kaitstes valemeid juhuslike muudatuste eest, jättes samas muutuvatele andmelahtritele juurdepääsetavaks.
Alumine rida
Teine Exceli ja Google'i arvutustabelite funktsioon on see, et lahtriviiteid või vahemike nimesid saab sisestada valemitesse, kasutades osutamist, mis hõlmab viite valemisse sisestamiseks lahtril klõpsamist. Osutamine vähendab vigade võimalust, mis on põhjustatud vale lahtri viite sisestamisest või vahemiku nime valesti kirjutamisest.
Kasutage andmete valimiseks nimega vahemikke
Seotud andmete piirkonnale nime andmine muudab sortitavate või filtreeritavate andmete valimise lihtsamaks.
Kui andmeala suurus muutub, muutke nimega vahemikku nimehalduriga.
Ärge jätke valemeid sisaldavaid lahtreid lukustamata
Pärast nii palju aega kulutamist valemite õigeks muutmisele ja õigete lahtriviidete kasutamisele teevad paljud inimesed vea, jättes need valemid juhuslike või tahtmatute muudatuste suhtes haavatavaks.
Lukustage valemeid sisaldavad lahtrid, kui kasutate lahtriviiteid või nimega vahemikke. Vajadusel kaitske rakke parooliga, et neid kaitsta.
Samal ajal jätke andmeid sisaldavad lahtrid lukustamata, et kasutajad saaksid sisestada muudatusi ja hoida arvutustabelit ajakohasena.
Töölehe või töövihiku kaitsmine on kaheetapiline protsess:
- Veenduge, et õiged lahtrid on lukustatud.
- Kaitske töölehte, lisades parooli.
Sortige oma andmed
Sorteerige oma andmed pärast sisestamise lõpetamist. Väikese hulga sortimata andmetega töötamine Excelis või Google'i arvutustabelites ei ole tavaliselt probleem, kuid arvutustabeli suurenedes muutub sellega tõhus töötamine keeruliseks.
Sorditud andmeid on lihtsam mõista ja analüüsida. Mõned funktsioonid ja tööriistad, nagu VLOOKUP ja SUBTOTAL, nõuavad täpsete tulemuste saamiseks sorteeritud andmeid.
Samuti sortige oma andmed erinevatel viisidel, et tuvastada suundumusi, mis esialgu ei paista silma.
Valige sortitavad andmed
Excel peab teadma täpset vahemikku, mida peate sorteerima, ja tuvastab seotud andmete alad, kui need on:
- Seotud andmete alal pole tühje ridu ega veerge.
- Tühjad read ja veerud seotud andmete piirkondade vahel.
Excel määrab ka, kas andmealal on väljanimed, ja jätab selle rea sortimisest välja.
Kui aga lubada Excelil sortimiseks vahemikku valida, võib see olla riskantne, eriti suurte andmemahtude puhul, mida on raske kontrollida.
Kasutage andmete valimiseks nimesid
Õigete andmete valimise tagamiseks tõstke vahemik enne sortimise alustamist esile. Kui kavatsete sama andmevahemikku korduv alt sortida, on parim viis anda sellele nimi.
Kui sorteerite nimega andmevahemikku, tippige nimi nimekasti või valige see seotud rippmenüüst. Excel tõstab töölehel automaatselt esile õige andmevahemiku.
Peidetud ridade ja veergude sortimine
Excel ei sisalda sortimisel andmete peidetud ridu ja veerge, seega tuleb need read ja veerud enne sortimist varjata. Näiteks kui rida 7 on peidetud sortitavate andmete vahemikku, jääb see reaks 7 ja seda ei teisaldata sorteeritud andmetes õigesse asukohta.
Sama kehtib ka andmeveergude kohta. Ridade järgi sortimine hõlmab andmete veergude ümberjärjestamist, kuid kui veerg B on enne sortimist peidetud, jääb see pärast sortimist veerguks B.
Talle numbreid numbritena
Kontrollige, kas kõik numbrid on vormindatud numbritena. Kui tulemused ei vasta ootustele, võib veerg sisaldada numbreid, mis on salvestatud tekstina, mitte numbritena. Näiteks mõnest raamatupidamissüsteemist imporditud negatiivsed arvud või alguses oleva apostroofiga (') sisestatud arv salvestatakse tekstina.
Kui andmed sorteeritakse kiiresti nupuga A-Z või Z-A, võivad asjad valesti minna. Kui andmetes on tühi rida või tühjad veerud, siis osa andmeid sorteeritakse ja osa mitte. Lihtsaim viis veendumaks, et olete enne sortimist valinud õige andmevahemiku, on anda neile nimi.
Kui on valitud üks lahter, laiendab Excel valiku vahemikku (sarnaselt klahviga Ctrl+ Shift+ 8 ), mis on piiratud ühe või mitme tühja veeru ja reaga. Seejärel uurib see valitud vahemiku esimest rida, et teha kindlaks, kas see sisaldab päise teavet või mitte.
Veerupäised peavad vastama rangetele juhistele, enne kui Excel selle päisena tuvastab. Näiteks kui päisereal on tühje lahtreid, võib Excel arvata, et see pole päis. Samuti, kui päiserida on vormindatud sama kui teised andmevahemiku read, ei pruugi Excel päist ära tunda. Lisaks, kui andmetabel koosneb tekstist ja päiserida ei sisalda midagi peale teksti, ei tunne Excel päiserida ära. päiserida näeb Excelis välja täpselt nagu teine andmerida.
Excel sorteerib alles pärast vahemiku valimist ja Excel määrab, kas päiserida on olemas. Sortimistulemused sõltuvad sellest, kas Excel tegi nii vahemiku valiku kui ka päiserea määramise õigesti. Näiteks kui Excel ei arva, et seal on päise rida, siis sorteeritakse päis andmete põhiteksti.
Andmevahemiku õige tuvastamise tagamiseks kasutage klahvi Ctrl+ Shift+ 8otsetee, et näha, mida Excel valib. Kui see ei vasta teie ootustele, siis muutke oma tabelis olevate andmete iseloomu või valige andmevahemik enne dialoogiboksi Sordi kasutamist.
Päiste õige tuvastamise tagamiseks kasutage klahvi Ctrl+ Shift+ 8 andmevahemiku valimiseks otsetee, seejärel vaadake esimest rida. Kui päises on esimeses reas valitud lahtrite hulgas tühje lahtreid, esimene rida on vormindatud nagu teine rida või kui olete valinud rohkem kui ühe päiserea, eeldab Excel, et päiserida pole. Selle parandamiseks tehke päisereal muudatusi, veendumaks, et Excel tunneb need ära.
Kui teie andmetabel kasutab mitmerealisi päiseid, võib Excelil olla raske neid ära tunda. Probleem süveneb, kui eeldate, et Excel lisab sellesse päisesse tühjad read; see lihts alt ei saa seda automaatselt teha. Siiski saate enne sortimist valida sorditavad read. Teisisõnu, olge täpne selles, mida soovite Excelis sortida; ära lase Excelil enda eest oletusi teha.
Salvesta kuupäevad ja kellaajad tekstina
Kui kuupäeva järgi sortimise tulemused ei osutu ootuspäraseks, võivad sortimisvõtit sisaldava veeru andmed sisaldada kuupäevi või kellaaegu, mis on salvestatud tekstiandmetena, mitte numbritena (kuupäevad ja kellaajad on vormindatud numbriandmetena).
Ülaloleval pildil sattus A. Petersoni rekord nimekirja lõppu, kui laenukuupäeva 5. novembri 2014 põhjal peaks see olema A. Wilsoni rekordist kõrgemal, mis samuti on laenutamise kuupäev 5. november. Ootamatute tulemuste põhjuseks on see, et A. Petersoni laenutuskuupäev on salvestatud tekstina, mitte numbrina.
Segaandmed ja kiirsordid
Kui kasutate teksti- ja numbriandmeid sisaldavate kirjetega kiirsortimismeetodit, sorteerib Excel numbri- ja tekstiandmed eraldi, asetades tekstiandmetega kirjed sorteeritud loendi lõppu.
Excel võib sortimistulemustes kaasata ka veerupäiseid, tõlgendades neid lihts alt teise tekstiandmete reana, mitte andmetabeli väljanimedena.
Sordihoiatused
Kui kasutate dialoogiboksi Sordi (isegi ühe veeru sortimise korral), võib Excel kuvada hoiatuse, et on leidnud tekstina salvestatud andmeid, ja annab järgmised valikud:
- Sorteerige numbrina kõik, mis näeb välja nagu arv.
- Sordi numbreid ja tekstina salvestatud numbreid eraldi.
Esimene valik asetab tekstiandmed sortimistulemuste õigesse asukohta. Teine võimalus asetab tekstiandmeid sisaldavad kirjed sortimistulemuste allossa täpselt samamoodi nagu kiirsortimise korral.
