Mida teada
- Enne failide digiteerimist looge failide korraldamiseks kaustu ja alamkaustu.
- Veenduge, et skanner või printer toetab optilise märgituvastuse (OCR) tarkvara ja et teil on OCR-tarkvara installitud.
- Protsess on erinev olenev alt sellest, kas soovite skannida dokumenti Macis või dokumenti Windowsis.
Paberdokumentide digiteerimine võib aidata tähtsate paberitööde korraldamisel. Digitaalfaile, sealhulgas PDF-e, saab teisendada otsitavateks failideks, kasutades optilise märgituvastuse (OCR) tarkvara, mis tavaliselt on printeriga kaasas. See tähendab, et teie teave ei võta ruumi ja seda on lihtsam leida. Samuti saate salvestada oma digitaalsed failid CD-le või DVD-le, mälupulgale või võrgus olevasse salvestusruumi. Skannitud dokumentide korraldamiseks tehke järgmist.
Kuidas kasutada skannerit korrastamiseks
Siin on mõned sammud, mida saate teha oma ettevõtte või kodu korraldamiseks skanneri abil. Selle töö tegemiseks vajate dokumendiskannerit. See ei pea olema kallis ega uhke. Kui teil seda pole, alustage parimate ostude leidmiseks nendest fotoskannerite ja dokumendiskannerite arvustustest.
Kui te ei soovi eraldi skannerit, teeb selle töö ära odav kõik-ühes printer.
-
Vaadake oma paberimajandus läbi ja otsustage, mida saate digiteerida ja mida saate ohutult visata.
See võtab tõenäoliselt veidi aega. Vajadusel töötage väikeste sammudega.
-
Enne failide digiteerimist looge failide salvestamiseks kaustad ja alamkaustad. Mõelge vajalikele kategooriatele ja looge igaühe jaoks kaust. Krediitkaardi kviitungid pane ühte kausta, autokindlustuse paberid teise. Telefoniarved, toidukviitungid, kodu remondi arved ja muu saab paigutada eraldi kaustadesse. Looge igas kaustas iga aasta (või kuu) alamkaustad. Lihtsam on alustada korrastatud süsteemiga ja lisada õigesse faili uut paberitööd, kui iga kord, kui uus kviitung skannitakse, süsteemi ümber korraldada.
Windowsis uue kausta loomiseks paremklõpsake töölaual ja valige New > Folder Korrake seda sammu uues kaustas kausta alamkausta loomiseks. Macis uue kausta loomiseks valige File > Uus kaust või vajutage Shift+ Command +N
-
Veenduge, et skanneril või printeril oleks optilise märgituvastuse (OCR) tarkvara. See võimaldab teil dokumente PDF-vormingusse skannida ja faile redigeerida. On suur võimalus, et teie Windowsi arvutisse on installitud korralik OCR-tarkvara.
Kui OCR-tarkvara pole teie arvutisse installitud, on populaarsed valikud ABBYY FineReader ja Adobe Acrobat Pro DC.
-
On aeg oma dokumendid skannida. Kuidas te seda täpselt teete, sõltub teie kasutatava skanneri ja tarkvara tüübist.
Lifewire'il on juhendid dokumentide skannimiseks Windowsis ja Macis.
-
Kui olete dokumentide digiteerimise lõpetanud, hoidke end füüsilise paberimajandusega kursis. Veenduge, et skanniksite dokumendid automaatselt iga kord, kui saate uued kviitungid või paberitööd. Muidu hakkavad paberid uuesti kuhjuma.
