Mida teada
- Kasutage pisipilte: avage Fail > Info > Atribuudid > > Täpsemad atribuudid > Kokkuvõte ja märkige Salvesta pisipildid kõigi Wordi dokumentide jaoks.
- Atribuutide värskendamine: avage Fail > Info > Properties > > Täpsemad omadused > Kokkuvõte. Sisestage kommentaarid, märksõnad ja muu teave.
- Muud näpunäited. Looge Wordi failide salvestamiseks ja sortimiseks kaustu ning kasutage soovitud failide kiireks leidmiseks ühtset failinimesüsteemi.
See artikkel pakub soovitusi Microsoft Wordi failide korraldamiseks. Juhised hõlmavad Word 2019–2010 ja Word for Microsoft 365.
Salvesta kõik Wordi failid pisipiltidega
Word-failide salvestamine eelvaatepildi või pisipildiga hõlbustab vajaliku dokumendi tuvastamist ilma seda avamata.
Kõigi Wordi dokumentide salvestamiseks eelvaate või pisipildiga:
-
Avage Microsoft Wordis tühi või olemasolev dokument, seejärel minge vahekaardile Fail.
Image -
Valige Info.
Image -
Valige rippmenüü nool Properties ja Advanced Properties.
Image -
Avage dialoogiboksis Properties vahekaart Summary.
Image -
Märkige ruut Salvesta pisipildid kõigi Wordi dokumentide jaoks.
Image -
Valige OK.
Image
Värskenda Wordi dokumendi atribuute
Kui töötate mitme sarnase nime ja asukohaga Wordi dokumendiga, kasutage Wordi dokumendi atribuutide funktsiooni.
-
Avage dokument, millele soovite lisada kirjeldavaid omadusi, seejärel minge vahekaardile Fail.
Image -
Valige Info.
Image -
Valige rippmenüü nool Properties ja Advanced Properties.
Image -
Avage dialoogiboksis Properties vahekaart Summary.
Image -
Sisestage kommentaarid, märksõnad, kategooriad, pealkiri ja teemateave, et aidata teil faile eristada.
Image - Muudatuste rakendamiseks ja dialoogiboksi sulgemiseks valige OK. Kui on aeg otsida, leiab Word täpselt selle, mida vajate.
Tehke oma arvutis kaustu ja kasutage neid
Seadistage oma Wordi dokumentide jaoks üks kaust ja nimetage see millekski, mida te ei unusta, näiteks MyWordDocs Täitke see kaustadega, mille nimed on teile arusaadavad, ja kasutage neid kaustu oma Wordi failide salvestamiseks ja sortimiseks. Kui koostate näiteks iganädalasi koosolekumärkmeid, tehke nende märkmete jaoks kaust ja lisage sinna kuudeks või aastateks täiendavaid kaustu.
Kui teie arvutis on aastaid Wordi dokumente ja teil pole aega neid kõiki avada ja otsustada, kas jätta need alles või mitte, tehke iga aasta jaoks kaust ja teisaldage dokumendid neisse kaustadesse. See on hea viis vanemate failide salvestamiseks, kuni teil on aega faile teie jaoks sobival viisil korraldada.
Kasutage ühtset failinimede andmise süsteemi
Looge soovitud failide kiireks leidmiseks nimesüsteem. Failidele nime andmiseks on palju võimalusi. Valige nimesüsteem ja kasutage seda järjepidev alt.
Siin on mõned soovitused:
- Lisage failinimesse dokumendi tüüp, näiteks leping, liising või uudiskiri. Nii saate faili leidmiseks vaadata failinime.
- Alustage failinimi kliendi nimega (või adressaadi perekonnanimega, kui dokumendid on tähtedega).
- Kaasake failinimesse kuupäev.
Võtke aega
Kui teie arvuti kõvakettal on vähe salvestusruumi, ärge tegelege oma organisatsiooniliste ülesannetega korraga. Jagage töö juhitavateks osadeks ja kulutage sellele 15 minutit päevas.
Arvutis Wordi faile korraldades pange iga fail ühte enda tehtud kaustadesse, looge uus kaust või kustutage failid, mida te enam ei vaja. Kui te pole kindel, mida failiga teha, pange see kausta nimega HoldUntilDate ja valige tulevikus kuupäev, millal te pole kausta selleks ajaks avanud, tunnen end mugav alt selle kustutades.
Ükskõik millist tüüpi kaustu teete, pange need kaustad oma Wordi põhikausta, et teaksite, kust otsida.
