Vaatamata võrgusuhtlusmeetodite levikule on e-post endiselt kõige populaarsem, 2019. aastal saadeti iga päev peaaegu 300 miljardit meili. Olenemata sellest, kas olete meilisõnumiga täiesti uustulnuk või kasutanud seda aastakümneid, veenduge, et järgige e-posti etiketi reegleid.
Vaadake oma sõnum enne saatmist üle
Pärast adressaatide aadresside sisestamist, sobiva teemarea loomist, sõnumi kirjutamist ja paari tõendava dokumendi lisamist minge tagasi ja veenduge, et tegite kõik õigesti:
- Vaadake sõnum üle. Kas midagi on ebaselge? Kas on grammatilisi vigu või kirjavigu? Kas sa ütlesid kõik, mida tahtsid öelda?
- Kontrollige oma allikaid. Kas link välisele allikale selgitaks teie tähendust? Kas link aitaks teie saajal kiiresti veebisaidi leida?
- Vaadake adressaatide nimesid. Kas unustasite tähtsa inimese, kes peab sõnumit nägema? Kas lisasite kellegi, kes ei peaks seda sõnumit nägema?
- Vaadake oma aadressi. Kui teil on rohkem kui üks, saatke sõnum kindlasti sõnumi eesmärgile sobivaimast.
- Määrake sõnumi prioriteet. Kas sõnum tuleb märkida oluliseks?
- Lisage tõendavad dokumendid. Kas unustasite manused?
Ära alati vasta kõigile
Te peaksite teadma, millal ja millal mitte rühmameilidele kõigile vastata. Kui kõik algses meilis (sellele, kellele vastate) peavad teadma, mida teil on öelda, kasutage käsku Vasta kõigile.
Näiteks inimene A saadab teile ja isikule B meili, et pakkuda ideid, kuidas tähistada koos ettevõttega teie ülemuse 10-aastast juubelit. Teie vastus on asjakohane nii inimese A kui ka B jaoks, seega kasutage mõlemale vastamiseks käsku Vasta kõigile.
Kui keegi saadab teile ja veel 20 sõbrale e-posti teel peokutse, ei ole teie vastus teiste meilisaajate jaoks asjakohane, seega kasutage valikut Vasta, et saata vastus ainult algsele saatjale.
Kirjutage tõhusaid teemaridu
Hea meili teema kirjutamise võti on veenduda, et see kajastab lühid alt teie sõnumi olemust. Siin on mõned näited:
- Müügikoosolek muudetud kell 3:00
- Halloweeni peokutse
- Veebisaidi teksti muudatused
- Selle nädala 20 parimat videovalikut
- Teie uue liikmelisuse üksikasjad
- Kohtumise kinnitamine
- Taotlus rahakogumisürituste vabatahtlikele
Teemaridade tõhusamaks muutmiseks lisage toiming, mida soovite adressaatidelt teha, näiteks:
- Halloweeni peo kutse – vastake 11. maiks
- Veebisaidi teksti muudatused – vajavad kinnitust teisipäevaks
Alumine rida
Kui saadate meilisõnumi edasi kelleltki teiselt, selgitage uuele adressaadile, miks te seda teete ja kuidas loodate, et ta sellest kasu saab. Oletame näiteks, et klient Jay saadab teile küsimuse ja te ei tea sellele vastust. Edastage sõnum oma kolleegile Sarale koos märkusega: "Sara, Jay soovib teada oma mobiilseadmest meie portaali sisselogimise protsessi. Vaadake üksikasju allpool. Kas saate aidata?"
Selgitage, miks te CC
Kui saadate kellelegi meilisõnumi koopia, selgitage peamisele adressaadile, et te seda teete ja miks. Oletame näiteks, et Jenna soovib liituda teie raamatuklubiga ja te saadate talle selle kohta teavet. Kirjutaksite raamatuklubi juhile Annile ja kirjutaksite Jennale: "Ma olen meie juhi Ann, et ta näeks, mida ma teile saadan, ja täidaks kõik, mille ma võin välja jätta."Kui kasutate seda protsessi, teab Ann ka, miks ta saab sõnumi koopia.
Alumine rida
E-kirjad võivad meilidesse või rämpspostifiltrisse kaduda. Viisakuses, eriti tähtsate sõnumite puhul (nt need, millel on manused või mis on seotud tähtaegadega), kirjutage saatjale lühike märkus, et anda saatjale teada, et tema meil on kätte saadud. Näiteks kui teie ülemus saadab teile uue projekti, mille kallal edasi töötada, vastake: "Selge, ma alustan homme."
Kasutage akronüüme säästlikult
Kõik ei tea kõiki akronüüme, seega kasutage nii vähe kui võimalik ja ainult siis, kui olete kindel, et adressaat teab, mida need tähendavad. Ärimeili kirjavahetuses kasutatakse tavaliselt mitut akronüümi. Siin on mõned:
- ASAP: niipea kui võimalik
- BTW: Muide
- EOD: päeva lõpp
- EOM: Sõnumi lõpp (tavaliselt kasutatakse teemareal näitamaks, et meili sisu pole, mida järgida)
- EOW: nädala lõpp
- FYI: teadmiseks
- IMO: Minu arvates
- OOO: kontorist väljas
- Y/N: jah või ei
Alumine rida
Kuna te ei mõista meilisõnumite näoilmete ja hääletooni konteksti, ei ole see hea vahend sarkasmi või huumori väljendamiseks, eriti adressaatide puhul, keda te hästi ei tunne. Väljendage oma sõnumit lihts alt ja otse, vähem alt seni, kuni saate adressaati paremini tundma. Kui te tõesti ei saa ennast aidata, lisage naeratav või naerev emotikon, mis näitab, et teete nalja.
Valige sobiv lõpp
Mõnikord on raske teada, kuidas meilisõnumit lõpetada. Siin on mõned soovitused olukorra põhjal:
- Aitäh või Suur tänu: Kui palute teene.
- Armastus või Kallistused: kui adressaat on sõber või pereliige.
- Cheers või Parim: kui saaja on juhuslik tuttav.
- Lugupidamisega: kui teie sõnum on ametlik.
- Parimate soovidega või Lugupidamisega: kui soovite säilitada ametlikku äritooni.
